A pandemia da Covid-19 nos pegou de surpresa e fez o mundo digital tomar conta do nosso dia a dia: plataformas, live’s, conferências virtuais etc. Com isso, surgiram novas formas de colocar em prática algumas ferramentas clássicas da comunicação, como a coletiva de imprensa.
Nesse novo normal, um dos contatos com a imprensa que surgiram como a grande alternativa para o distanciamento social têm sido os canais online, por onde têm sido feitas as entrevistas tanto gravadas quanto ao vivo. E também as coletivas de imprensa.
Mas, será que esse formato continuará sendo uma realidade pós-pandemia ou é algo temporário? Isso é apenas um dos pontos que vamos descobrir ao longo deste texto.
Antes de começarmos a falar sobre como organizar e realizar uma coletiva de imprensa online, é preciso saber para que serve e qual a importância desse tipo de ferramenta de comunicação.
Qual a importância de uma coletiva de imprensa?
Se sua empresa vai lançar um produto de ponta, negócio ou serviço inovador, precisa chamar a atenção da imprensa. Ou, se o seu empreendimento passa por uma crise de imagem, você necessita do suporte da mídia para gerenciá-la.
Em qualquer uma dessas situações, pode ser necessário convocar uma coletiva de imprensa.
Esteja atento(a) ao seguinte fato: mais importante do que o número de jornalistas presentes nessa coletiva é a relação que sua marca tem com esses profissionais.
Credibilidade é tudo! Portanto, ter uma boa imagem e crédito com os veículos da mídia facilitará sua defesa diante de uma crise, por exemplo.
Com a realização de uma coletiva de imprensa, você tem a oportunidade de promover um contato direto da sua marca com a mídia, estreitando o relacionamento.
Dessa forma, as coletivas de imprensa são extremamente importantes na construção de um contato saudável com os veículos de comunicação e, consequentemente, com a sociedade.
Mas, se antes era recomendável ponderar bem sobre a real necessidade de marcar uma coletiva, agora, mais do que nunca, é fundamental refletir se essa é de fato a melhor alternativa.
Se a resposta for sim, então vem o próximo passo: como realizar o evento.
Realizando uma coletiva de imprensa online
Os encontros virtuais entre empresas e veículos de comunicação já vinham acontecendo mesmo antes da pandemia. Mas com a impossibilidade de reunir pessoas em encontros presenciais, essa modalidade vem conquistando cada vez mais espaço.
O mundo digital se tornou realidade em muitas áreas da sociedade, e as assessorias de imprensa já entenderam isso. Por isso, os assessores recomendam cada vez mais esse formato de coletiva em situações em que o contato presencial não é possível.
Separamos alguns pontos positivos sobre a utilização desta ferramenta online por sua empresa:
- Haverá uma redução de custos com a organização do evento, já que agora será através de plataforma virtual;
- Os convidados não terão que perder tempo com o deslocamento até o local;
- A empresa tem maior flexibilidade em relação aos horários;
- Abre-se a possibilidade de convidar a mídia local, nacional e internacional, caso seja necessário para a divulgação
Embora no mundo digital tudo pareça mais fácil, você ainda precisará de uma assessoria de imprensa para lhe ajudar com a organização dessa coletiva. É importante que todos os membros da equipe estejam afinados com a tecnologia e os recursos que serão utilizados.
Abaixo seguem quatro passos que irão te ajudar na organização desse evento virtual.
Como organizar uma coletiva de imprensa online?
Escolha a plataforma
Antes de qualquer coisa, é preciso definir qual ferramenta irá usar na transmissão da coletiva. Contar com o suporte de uma boa assessoria de imprensa neste momento trará mais segurança na escolha do recurso tecnológico adequado à situação.
Você deve escolher o perfil certo para a sua coletiva de imprensa online. Pontos como: quantidade de participantes, apresentação de material e outros quesitos devem ser levados em conta para a decisão.
Hoje em dia, o leque de opções de ferramentas para reuniões online é vasto, mas cada uma delas tem suas particularidades. Muitas são gratuitas, como o Zoom, o Google Meet etc.
Escolhida a plataforma, chegou a hora de definir a data e o horário!
Confira a agenda
A primeira coisa a fazer, depois de definida a ferramenta digital que será usada é conferir se há no dia desejado algum outro evento de grande porte, datas comemorativas ou feriados. Isso pode esvaziar seu evento.
Outro cuidado ao escolher a data é conferir o melhor dia e hora para que não se choque com os horários de rush das redações.
Com a redução dos postos de trabalho, as empresas de comunicação contam com menos jornalistas e a agenda desses profissionais ficou cada dia mais apertada.
Faça a lista de convidados
Para escolher os convidados, você precisa de um mailing adequado e, se sua empresa contar com uma boa assessoria de imprensa, certamente não terá problemas com isso. É preciso ter nessa lista o nome de profissionais da comunicação que tenham afinidade com o seu ramo de negócio.
Prepare os convites
Com o mailing em mãos chegou a hora de elaborar os convites! É necessário criar um texto atraente com as informações prévias sobre o assunto que será tratado na coletiva de imprensa online.
Em seguida, faça o contato com os jornalistas com antecedência suficiente para que se programem. Os convites podem ser enviados pelo WhatsApp, mas se você perceber que não está tendo retorno, ligue o quanto antes. E é sempre bom dar um reforço quando estiver mais próximo ao dia da coletiva.
Outra boa dica para chamar atenção dos profissionais é enviar um press kit com alguns brindes e o texto com informações sobre o evento. Brindes como canetas, bloquinhos de notas, canecas ou outros produtos oferecidos pela empresa que realizará a coletiva costumam fazer sucesso nas redações.
Confira nosso texto sobre como fazer um bom press kit.
Prepare seu porta-voz
Todo esforço até aqui não terá sido válido se o(a) porta-voz não estiver pronto no dia da coletiva. É importante que ele(a) esteja atento(a) às perguntas dos jornalistas, tenha propriedade na fala e domínio do tema debatido. Além disso, essa pessoa precisa passar segurança durante a fala e, ao final, no momento das perguntas.
É essencial que os possíveis porta-vozes da sua empresa passem por um curso de media training. Assim, eles estarão preparados e seguros para o jogo de perguntas e respostas que domina esse tipo de evento.
Gostou do que leu até aqui? Agora, você deve estar pensando se essa modalidade online de coletiva de imprensa veio para ficar ou não, correto!?
Diante de tantas mudanças tecnológicas, acreditamos que a tendência online permaneça sim, no mercado da comunicação, assim como em várias outras áreas da sociedade.
São muitos pontos positivos oferecidos pela tecnologia, como você pôde perceber com a leitura desse texto: redução de custos, maior alcance geográfico, flexibilidade de horários e datas etc.
Dessa forma, o ambiente virtual continuará na nossa realidade mesmo após a pandemia. Por isso, as empresas precisam estar atentas às mudanças e tendências tecnológicas, além das necessidades específicas para cada divulgação que pretendem fazer.
Assim, ficará mais fácil entender quando é melhor realizar uma coletiva de imprensa digital ou presencial. Ou, ainda, buscar outra alternativa que se encaixe na estratégia de comunicação da ação.
E você, o que achou desse assunto? Deixe seu comentário aqui no blog!
Sobre o autor: Manu Freitas
