Você sabe qual a função do porta-voz? Ele é a imagem e a voz da instituição, seja pública ou privada. Deve estar integrado à sua missão e aos seus valores e ter clareza sobre a importância de seu papel.
É o responsável por passar a mensagem da organização de forma clara e objetiva em pronunciamentos e eventos corporativos – tanto para o público interno, quanto externo. É também quem atende aos questionamentos da imprensa em entrevistas e coletivas. Portanto, quem ocupa esse cargo deve representar a instituição com maestria.
A função do porta-voz foi popularizada na administração pública. Depois, as organizações privadas foram se apropriando desse papel, cujas habilidades se mostraram muito úteis para a comunicação institucional.
Esse profissional precisa ter alta habilidade para comunicação interpessoal, além de ter a vida pessoal livre de polêmicas, já que sua imagem reflete diretamente na marca que representa.
Neste artigo, vamos nos aprofundar a respeito de qual a função do porta-voz e como a companhia pode escolher a pessoa ideal para essa posição.
Funções do porta-voz: representar e comunicar
O porta-voz é o profissional que fala em nome da marca para a mídia e atua para manter sua imagem positiva perante a opinião pública. Para isso, é necessário que esse “delegado” tenha grande conhecimento sobre a companhia e esteja sempre atualizado em relação ao seu segmento.
O dia a dia envolve, em geral, lidar com entrevistas, coletivas de imprensa, eventos corporativos, lançamentos de produtos e administrar as temidas crises de imagem. Quem ocupa esse cargo estratégico na comunicação externa deve ter um bom relacionamento com os jornalistas e ser um expert em comunicação.
Por ser uma função que lida diretamente com a reputação da marca, é recomendado que o porta-voz não aja sozinho: independente de quem ocupa esse cargo, é essencial o auxílio de uma assessoria de comunicação com um plano estratégico para guiar suas ações.
Quer saber mais sobre como funciona a assessoria de imprensa? Leia aqui.
Quando o porta-voz é o CEO
Quem exerce a função de porta-voz costuma ser alguém em cargo de confiança e liderança. Em muitos casos essa pessoa é o próprio CEO (Chief Executive Officer), no que é chamado de CEO positioning, ou “posicionamento executivo”.
Essa é uma estratégia que contribui para a humanização da imagem da empresa, com a personificação de seus valores na figura humana de seus líderes, que também atuam com porta-vozes. Alguns exemplos são empresas de tecnologia como o Facebook, com Mark Zuckerberg, ou Elon Musk, da Tesla.
Entretanto, isso não é regra e não significa que eles devam assumir esse trabalho sozinhos. Imagine se a cada solicitação de entrevista, o único com autoridade para falar representando a empresa fosse o presidente de uma organização?
O chefe executivo já possui muitas demandas, então, delegar a função de porta-voz também a outros gestores do alto escalão é uma prática recomendável.
A depender do tamanho da sua empresa, ela pode ter mais de um porta-voz com tarefas divididas por setor ou região. Um bom exemplo é uma universidade particular que tenha filiais em todos os estados do país. Cada gestor das unidades regionais pode ser porta-voz de suas respectivas praças.
Como escolher o porta-voz da sua empresa
Até aqui você já percebeu que não podemos menosprezar o trabalho de quem vai representar sua organização ao lidar com a opinião pública, não é?! Atualmente, as mídias digitais importam, mas junto aos jornais impressos, portais de notícias, rádios e TVs, está a credibilidade essencial para a construção da autoridade da marca. Então, como escolher quem vai exercer essa função de porta-voz?
Diante da ausência do CEO, o porta-voz precisa ser um colaborador de alto valor hierárquico, com acesso a informações estratégicas, ou algum profissional que possa falar de um ponto de vista técnico relacionado à demanda da mídia. Aqui se encaixam advogados, engenheiros, diretores de RH, o diretor da comunicação ou o CMO, Chief Marketing Officer.
Quais as características de um porta-voz?
Para lidar com todas as possíveis situações que fazem parte do dia a dia, o porta-voz precisa ter conhecimento sobre o negócio, capacidade analítica, carisma, credibilidade, assertividade e boa comunicação.
Como falamos antes, conhecimento acerca da empresa e acesso a informações estratégicas é essencial. Os jornalistas gostam de dispor de dados e comparações de números para fundamentar a reportagem, então o porta-voz precisa saber quais dados passar e como passar.
O carisma e a credibilidade são essenciais para que o relacionamento com a imprensa corra bem. Saber quem são os repórteres que sempre cobrem o segmento, como abordá-los e o limite dessa relação amigável é essencial para que o porta-voz não cometa gafes.
Além disso, a vida pregressa do profissional deve ser levada em consideração: a imagem do porta-voz está intrinsecamente ligada à imagem da empresa, e nenhuma corporação quer ter como representante alguém que traga escândalos consigo.
É o porta-voz quem vai estar na linha de frente da comunicação, com todos os holofotes virados para ele. Portanto, não é estratégico escolher uma pessoa que chame mais atenção do que a empresa por seus posicionamentos polêmicos.
Media training para porta-voz
Independente do cargo, o porta-voz precisa aperfeiçoar a sua comunicação oral para falar bem em situações de contato com a imprensa, manter a tranquilidade em entrevistas para amenizar crises de imagem ou até mesmo comunicar-se com um público maior, no caso de eventos corporativos.
Depois de entender a importância do porta-voz para sua empresa, você deve estar interessado em saber como treinar alguém para essa função. Para isso, existe o media training, que ajuda a desenvolver a habilidade de comunicação de gestores e representantes que lidam com a mídia.
Nós já temos um post aqui no blog sobre o assunto. Que tal dar uma olhada? Certamente, você vai ver como é uma escolha assertiva dispor de um porta-voz muito bem preparado para lidar com a mídia e público em nome da imagem da sua organização.
Sobre o autor: Ângela Bezerra
